Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Время - это деньги, особенно в современном бизнесе, где неэффективность может привести к финансовым потерям. В этой статье мы расскажем о технологии сравнения документов от одного из лидеров в этой области - компании ABBYY. Использование специальных программных средств, таких как та, которую предлагает ABBYY, позволяет значительно уменьшить время, затрачиваемое на сравнение документов, а также снизить процент ошибок и повысить эффективность бизнеса.

Так, в связи со сравнением и поиском отличий в многостраничном документе с помощью программы, потребуется несколько минут, что является значительно быстрее, чем ручное сравнение. К тому же, интеграция функции сравнения в уже имеющуюся корпоративную систему позволяет сохранять привычные инструменты работы сотрудников и не требует дополнительных временных затрат на обучение сотрудников.

Некоторые программы для сравнения документов могут обрабатывать практически любые виды документов, представленных в различных форматах, таких как doc, rtf, txt, jpg и т. д. При выборе программы для покупки интеллектуальной системы обработки информации, следует отдавать предпочтение проверенным компаниям, имеющим продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.

Применение автоматизированных программных средств для сравнения документов может значительно ускорять процесс, а также снижать процент ошибок. Это особенно актуально в случаях, когда потребуется сверить договора или поискать несоответствия между копиями. При ручном выполнении таких операций затрачивается много времени у сотрудников, что, в конечном итоге, может привести к финансовым потерям, особенно если в дело вмешивается человеческий фактор. Автоматизация этих процессов позволяет сократить сроки обработки, сэкономить время и исключить ошибки, что повышает эффективность бизнеса.

Искусственный интеллект помогает офисным работникам решать задачу сравнения документов. Особенно данная потребность возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, отделов бухгалтерии, а также у менеджеров по персоналу, секретарей и администраторов.

Интересно, что необходимость сравнения часто возникает не только между разными версиями документов, но и в случае сравнения данных в разных форматах. Бумажный документ с электронной копией сравнивают 78% сотрудников, а разные версии документов в текстовом формате - 61%. В свою очередь, документ MS Office с PDF-файлом сравнивают 55% работников, а электронный документ со скан-изображением - 37% работников.

Если учесть, что обычный договор может состоять из нескольких страниц, становится понятным, что построчная сверка вручную требует колоссального сосредоточения и отнимает у сотрудников колоссальное количество времени.

Кроме того, даже внимательный сотрудник не застрахован от ошибок, последствия которых могут негативно повлиять на бизнес. Ситуация усложняется сжатыми сроками обработки документов, бездействие в этом случае может стать "фатальной" ошибкой.

Решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Их преимущества заключаются в том, чтобы за кратчайшие сроки выполнить сравнение документов, повысить качество обработки и устранить человеческий фактор.

В случае сравнения текстовых документов офисные сотрудники могут воспользоваться встроенными инструментами MS Office. Достаточно воспользоваться кнопкой «Сравнить» в меню вкладки «Рецензирование» в новых версиях Word. Однако, как показывает опыт, проверка документов MS Word трудоемка, а главное - не всегда корректна.

Документы, с форматированием, могут содержать нюансы, относящиеся только к оформлению документа, но не к содержанию. Технология искусственного интеллекта ScanDifFinder SDK компании ABBYY может существенно облегчить процесс проверки, находя в короткие сроки все значимые различия между двумя версиями документов, будь это бумажный документ с цифровой копией или две электронные версии.

ScanDifFinder SDK работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами (среди которых: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif, .bmp), обнаруживает только значимые изменения и игнорирует форматирование, что позволяет удобно просматривать и сравнивать документы, сохранять результаты проверки в MS Word или PDF.

Технологии ScanDifFinder SDK легко интегрируются в любые приложения, системы электронного документооборота, применяемые на предприятии. Система поддерживает два языка документа и интерфейса, русский и английский, и может работать с объемными документами, даже если это многостраничный договор - время на проверку будет установлено в несколько минут.

Система позволяет автоматически находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д. Также следует отметить, что ее использование не требует обучения сотрудников. Загрузив два документа в окно программы и подождав несколько минут, система выполнит сравнение и выдаст результат проверки. Выглядит просто и удобно, не так ли?

Программный инструмент ScanDifFinder SDK, разработанный компанией ABBYY, предоставляет возможность создателям ПО интегрировать технологии обработки документов в любые информационные системы. Многие компании уже оценили преимущества этого решения. Рассмотрим на примерах, какие бизнес-процессы помогает оптимизировать технология сравнения документов.

Кейс №1

Компания «Базэл Аэро», входящая в состав финансово-промышленной группы «Базовый Элемент», управляет работой нескольких аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба предприятия обрабатывает более 80 договоров еженедельно. Каждую подписанную бумажную копию сотрудники сверяют с электронной версией, чтобы избежать ошибок и сохранить финансовую безопасность предприятия. Однако это занятие требует много времени и внимания. Чтобы оптимизировать процесс сверки документов, было принято решение об использовании технологии автоматизированной обработки документов.

Директор по информационным технологиям компании А. Колесников отмечает, что перед ними стояла задача найти инструмент, который сможет полностью автоматизировать процесс сверки бумажных договоров с утвержденными электронными версиями, а также интегрироваться в систему «1С: Документооборот», которую используют сотрудники юридической службы. В результате выбор был сделан в пользу решения от ABBYY. Программа сравнения документов работает в системе «1С: Документооборот» и автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, мгновенно сравнивая их с текстом согласованной версии. Благодаря внедрению ScanDifFinder SDK, сотрудники юридической службы «Базэл Аэро» больше не тратят время на сверку договоров вручную, а риск подписания некорректной версии сведен к минимуму.

Кейс №2

Компания «Логика бизнеса» является разработчиком программного обеспечения для управления корпоративным контентом и создателем «Логики СЭД», электронной системы обработки документов, которая считается одним из лидеров в сегменте ECM-решений. В конце 2016 года компания совместно с ABBYY приступила к разработке нового продукта «Сравнение документов», предназначенного для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов в разных текстовых и графических форматах.

Модуль поддерживает два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления. Пользователь может выбрать настройки для игнорирования изменений пунктуации и др. Все это время пользователь может выполнять другие операции, а по завершении процесса в СЭД поступает уведомление о готовности.

Сравнение документов с помощью ScanDifFinder SDK значительно экономит время сотрудников, затрачиваемое на сверку копий документов с оригиналами. Программа быстро и точно находит все изменения, сводя к минимуму риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, что делает ее удобным инструментом управления корпоративной информацией.

Фото: freepik.com